「結構どんぶり勘定で仕事しているんで、全然儲かっていないんですよね」
取引先の業者さんから紹介されて、初回訪問した時に社長さんからそう、打ち明けられた。
写真集を制作している部署の仕事についてのご相談だった。
筆者はたいていの場合、お客様に好きなように話していただくことが多い。
今回もそうしていただいた。
「案件一つ一つの金額は大きいのだけれど、どの仕事がどれだけ儲かっているのかさっぱり分からない」
「原価がどれぐらいかかったか社長が分かるのは、全て終わったときなんです」
「だから、赤字案件もよく出てくるし、赤字だと分かったときには、もう遅い」
なるほど。悩んでいることはおおむね分かってきた。
なかなか深刻な話である。
しかし、そんな状態ながら、なかなか格好のいいオフィスを構えているのは業界そのものが好調だからなのだろうか。
と思いながら聞いていたが、ふと疑問に思ったので、
「経費計上の仕方はどうなっているのか？」と尋ねてみた。
「？ 個人ごとに経理に領収書を出してますが・・・？」
と、答えが返ってきたので、
「どの案件でかかった経費か仕分けして精算していますか？」と突っ込んでみた。
社長さんはそこまで把握していなかったので、経理の方に話を伺ったところ、案の定、答えは「NO」だった。
なるほど、なるほど、、原因が判明した。。
業務の流れを詳しくお聞きして、提案内容をまとめられるだけの情報も集まったので、来週またお伺いすることにして、その日は失礼した。
ご提案
第1の提案内容は、経費の精算を案件単位に結び付けて行うこと。
つまり、業務フローを変更するという提案である。
第2は受注時に原価予算を立てさせ、予算内で仕事が完結するように心がけさせること。
第3に上記2つが実行されれば、システムから案件別、顧客別、自社担当者別に、売上・原価・粗利益・粗利益率を集計することができること
上記3点を提案内容に盛り込んでプレゼンを敢行。
社長さんから、何点か注文が入る。
・案件の開始時に申請するという形にしたい。
・受注時に立てた予算を超える場合は再度申請させたい。
上記を盛り込むことでOKとなった。
制作
TOP MENU
1件1件の案件を管理する画面のとして、下記のプロジェクトシートという画面を制作した。
◆画面上段に案件（プロジェクト）概要を配置、金額の集計欄を配置した。
◆上記サンプルのプロジェクトだと集計欄の各行の意味は以下の通りとなる。、
（合計行）
この案件は150万円の売上の予定で、58万円の経費がかかる予定、
すでに35万円は使った。粗利は92万円の予定。
（確定行）
確定している売上は110万円、確定している経費は50万円、すでに35万円使った。
確定分だけだと粗利60万円。
（未確定行）
他に追加で40万円の売上を見込んでいて、その経費は8万円くらいかかりそう.、
粗利は32万円の予定。
◆実行費＝精算経費としたので以下の縛りが発生
１．経費はどこかのプロジェクトで必ず経費計上される。
→ 経費計上されていない領収書は精算できない。
２．予算を上回る実行費は入力できない。予算を追加申請し、実行費入力、経費精算となる
→ 責任者の知らないうちに経費が増大することはない。
上記機能の実装により、要望はほぼ網羅できた。
この案件は、導入支援や運用支援をご依頼いただけなかったので、最近の様子は分からないのですが、
システムが活躍しているとうれしいですね
